Ayudante Administrativo
Administrative Assistant
Employer
2724 S Santa Rita
Mesa, AZ 85209
Estados Unidos
Acerca del empleo
Las tareas administrativas pueden asignarse de acuerdo con los procedimientos de oficina de cada establecimiento y pueden incluir una combinación de contestar teléfonos, contabilidad, mecanografía o procesamiento de textos, operación de máquinas de oficina y archivo. Operar máquinas de oficina, como fotocopiadoras y escáneres, máquinas de fax, sistemas de correo de voz y computadoras personales. Responder y dirigir llamadas telefónicas. Ingresar datos en los sistemas de despacho, facturación y seguimiento. Archivar y mantener los registros y la documentación de la empresa. Manejar el correo entrante y saliente. Saludar a los conductores, clientes o proveedores en la oficina. Ingresar detalles de la carga, tiempos de entrega e información de la ruta en el TMS (sistema de gestión de transporte). El empleado ingresa detalles de la carga (por ejemplo, información del remitente/destinatario, descripción de la carga), ventanas de tiempo de entrega e información de la ruta en el TMS. Actualizar los registros del conductor, los registros de mantenimiento y los horarios. Generar informes utilizando Excel o el software de la empresa. Ayudar al despachador con el seguimiento de los camiones mediante el monitoreo de la ubicación en tiempo real de los camiones utilizando herramientas de rastreo GPS integradas en el Sistema de Gestión de Transporte (TMS) o aplicaciones de terceros (por ejemplo, Samsara, Motive o plataformas similares). Esto incluye verificar el progreso del camión contra los plazos de entrega programados y marcar cualquier desviación o retraso al despachador. El empleado no despacha camiones de forma independiente, sino que trabaja en estrecha colaboración con el despachador para garantizar una visibilidad actualizada de todas las cargas activas. Comunicar las horas estimadas de llegada (ETA) a los clientes por teléfono o correo electrónico, especialmente en casos de retrasos o cambios en los horarios. La información proporcionada se basa en los datos de seguimiento de los sistemas TMS y GPS. Registrar las actualizaciones de recogida y entrega introduciendo y manteniendo registros precisos de cuándo se producen las recogidas y entregas, actualizando las entradas del TMS en consecuencia. Estas actualizaciones ayudan a garantizar que todas las partes interesadas, incluidos los despachadores, los conductores y el servicio de atención al cliente, tengan visibilidad en tiempo real del estado de la carga. Ayudar a organizar los horarios de los conductores durante los períodos de mucha actividad o gran volumen. El empleado puede ayudar a redactar o ajustar los horarios de los conductores sugiriendo asignaciones de carga en función de la disponibilidad, la ubicación y las restricciones de HOS (horas de servicio). El despachador mantiene la autoridad de aprobación final, pero el apoyo del empleado garantiza una respuesta oportuna a los aumentos repentinos de la demanda. El empleado puede encargarse temporalmente de tareas básicas de programación si el despachador no está disponible, como reorganizar las secuencias de entrega o asignar conductores disponibles a cargas listas, bajo la supervisión de la gerencia. Ayudar a preparar facturas y enviarlas a los clientes. Cotejar los registros de entrega con los registros de facturación.
Requerimientos
Buenas habilidades de comunicación oral y escrita, así como buen trato telefónico. Conocimiento de MS Office y capacidad para crear y mantener hojas de cálculo. Capacidad física para realizar tareas físicas, como agacharse, levantar (hasta 9 kg), estar de pie o caminar durante periodos prolongados. El horario varía. Se requiere flexibilidad para trabajar en todos los turnos, incluidos fines de semana y festivos. Se requieren horas extras cuando sea necesario.