Ayudante Administrativo
Administrative Assistant
Employer
324 Cowling Drive
Little Elm, TX 75068
Estados Unidos
Acerca del empleo
***Respuesta a RFI*** -Contestar teléfonos y brindar información a las personas que llaman o tomar mensajes -Operar sistemas de correo electrónico y coordinar el flujo de información, internamente o con otras organizaciones. -Mantener calendarios de programación y eventos -Completar formularios de acuerdo con los procedimientos de la empresa. Usamos cuatro tipos principales de formularios internos de los que el trabajador será responsable: 1) hojas de cálculo de programación de personal que organizan, asignan y registran las horas de los vendedores y otros empleadores y contratistas independientes que instalan y operan nuestros puestos de concesión de batidos y tazones de açaí en eventos en varias ubicaciones. 2) Informes de inventario que nos permiten mantener cantidades apropiadas de diferentes ingredientes y otros consumibles disponibles, anticipar las necesidades de reabastecimiento y refinar recetas. 3) Órdenes de compra para reabastecer ingredientes y otros consumibles con base en nuestros informes de inventario. 4) Informes de ventas que registran qué productos nuestros compran nuestros clientes y nos ayudan a calcular los ingresos y realizar monitoreo de prevención de pérdidas. -Preparar materiales para eventos como folletos o anuncios. Específicamente, el trabajador utilizará Adobe Acrobat y Microsoft Works Suite en la computadora de escritorio de nuestra oficina para diseñar tanto los menús para nuestros puestos de comida como artículos promocionales, incluyendo folletos que anuncian precios especiales y "etiquetas" de cartón con nuestra marca de temporada o específica del evento que se atan a vasos de batidos y tazones de açaí. Estos artículos físicos luego son impresos/fabricados por proveedores externos. -Ordenar y distribuir los suministros necesarios para las operaciones de ventas del Empleador -Realizar funciones de nómina como mantener la información de control de asistencia y procesar y enviar la nómina -Enviar por correo materiales promocionales -Comunicarse con empleados en toda la estructura organizacional de la empresa Empleador, incluyendo aquellos que hablan portugués exclusivamente o como idioma principal. Con frecuencia trabajamos con contratistas independientes para ventas, incluyendo algunos que hablan principalmente portugués y necesitan conversar en ese idioma para comunicarse eficazmente. Además, el trabajador deberá comunicarse con nuestros proveedores de açaí en portugués, tanto por escrito mediante correos electrónicos (traduciendo los correos electrónicos en portugués al inglés y luego traduciendo las respuestas en inglés al portugués para enviarlas a los proveedores) y órdenes de compra en portugués, como verbalmente por teléfono. El açaí es un ingrediente clave para nuestros batidos y bowls, por lo que mantener relaciones sólidas y funcionales con nuestros proveedores a través de una comunicación fluida es un aspecto fundamental de nuestro negocio. ***Original*** El empleado será responsable de las siguientes tareas: - Contestar el teléfono y proporcionar información a las personas que llaman o tomar mensajes. - Operar sistemas de correo electrónico y coordinar el flujo de información, internamente o con otras organizaciones. - Mantener calendarios de programación y eventos. - Completar formularios de acuerdo con los procedimientos de la empresa. - Preparar materiales para eventos, como folletos o anuncios. - Solicitar y distribuir los suministros necesarios para las operaciones de venta del empleador. - Enviar material promocional por correo. - Comunicarse con los empleados de toda la estructura organizativa de la empresa, incluidos aquellos que hablan portugués exclusivamente o como lengua materna.
Requerimientos
El empleado debe hablar y escribir portugués con fluidez.